机汇SCM：采购部门的数字化转型

采购数字化借助大数据、流程自动化等新一代信息技术，以降本增效为核心目标，对采购需求计划、寻源、订单执行、财务对账、供应商管理等采购全流程进行了从线下到线上的深刻转型。这一转型旨在构建一个在线、规范、透明、决策智能、内外协同的新型企业采购管理体系，从而显著提升供应链的响应速度和协同效率。

在采购数字化转型的道路上，企业需要内外兼修，双管齐下。对内，企业应着手搭建采购需求管理中心，这一中心将集成ERP（企业资源计划）、WMS（仓库管理系统）等各类业务系统，打破信息孤岛，促进部门间与系统间的无缝协作。通过这一举措，企业能够确保采购需求与生产计划、库存状况等信息的实时同步，为精准采购提供有力支撑。

对外，企业则需改变采购人员与供应商的互动模式，引入合规统一的在线互联协作平台。这一平台将采购流程透明化、可控化，使得采购人员与供应商之间的沟通与协作更加高效、便捷。通过减少纸质文档、邮件、微信等低效沟通方式，企业能够大幅降低采购周期，提高采购效率。

在采购数字化的核心体系中，SRM（供应商关系管理）、ERP与SCM（供应链管理）三大系统发挥着举足轻重的作用。SRM系统致力于改善企业与供应商之间的关系，贯穿采购全流程，成为支撑采购数字化管理的基石。它通过集成ERP、SCM等系统，打破上下游供应链的壁垒，确保供应链的连续性与稳定性。

1.SRM（供应商关系管理）

用于改善企业与供应商之间的关系，是一种致力于实现与供应商建立和维持长久、紧密伙伴关系的管理思想和软件技术的解决方案，同时也是一种先进的管理思想和方法。

它贯穿采购需求管理、寻源、订单、合同、收发货入库、对账付款以及供应商全生命周期管理的采购全流程，是支撑采购数字化管理的核心系统。通常来说，需要将 SRM 系统与 ERP、SCM 做集成，以打通上下游供应链的壁垒，保持供应链的连续性与稳定性。

2.ERP（企业资源计划）

是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理软件。简而言之，就是对企业人、财、物、信息资源的管理。ERP 系统中包含采购管理的模块，通常用于采购需求管理、供应商档案管理等企业内部流程和数据的管理，但是采购流程的精细化程度不够，缺乏外部协同属性。在只有 ERP 系统的情况下，采购部与供应商的协作主要是通过邮件、微信、excel、纸质文档，导致采购人员需要多次重复将供应商的数据手工录入并人工汇总。

3.SCM（供应链管理）

是对供应链上从供应商、生产厂家、分销商到零售商等的物流进行计划和控制，让采购来的生产资料以高效的方式通过生产、分销环节变成增值的产品，最后到达有消费需求的消费者手中。采购管理是 SCM 的一个环节，区别于 SRM 系统，SCM 系统中更多关注的是产品交付的过程，即从原料采购周期、生产周期到售运周期的产品全过程管理，重视上下游环节的协同与稳定。

总的来说，SRM、ERP与SCM三大系统在企业采购数字化管理中各司其职、相互协作，共同推动着企业采购管理体系的高效运行。

1.流程化初期阶段（20世纪60年代至90年代）

在这一阶段，采购管理主要依赖于传统的纸笔记录和人力传递信息，如车马递送文件。随着现代化工具的逐步引入，采购流程开始得到提升。企业采购人员开始利用线下会议、邮件、传真以及电话等通讯手段与供应商进行沟通，并逐渐形成了一套相对固定的采购管理流程，用于管理和跟踪采购过程中的各项物料。

2.信息化发展阶段（20世纪90年代至21世纪10年代）

随着信息技术的飞速发展，采购管理流程开始从线下向线上转移，标志着采购信息化转型的开启。企业纷纷引入ERP（企业资源计划）系统或传统的SRM（供应商关系管理）系统，以实现内部采购管理的信息化。此时，采购人员通过邮件、微信等电子通讯工具与供应商保持联系，将采购过程中的数据通过Excel等电子表格进行统计和录入系统，极大地提高了采购管理的效率和准确性。

3.数字化深化阶段（21世纪10年代以后）

进入数字化时代，采购管理的流程进一步拓展至企业外部，实现了与供应商的在线高效协同。企业与供应商之间的业务往来变得更加透明和高效，同时，在采购管理的内外过程中积累了大量的数据资产。企业开始利用数据分析、预测模型等先进技术，深入挖掘采购数据的价值，为采购决策提供有力支持。这是当前采购数字化管理的主流发展趋势，如协同型SRM、协同型SCM等系统的广泛应用，使得采购管理变得更加智能、高效和精准。这些系统不仅提升了采购流程的自动化程度，还增强了企业与供应商之间的协同能力，推动了采购管理的全面升级。

一、采购数字化管理背景

1. 内因驱动

近年来，企业面临利润空间持续压缩的挑战，这促使企业必须从成本端寻求转型突破。尽管在过往的数字化转型过程中，企业已在OA（办公自动化）、ERP（企业资源计划）、精益生产、客户管理等领域取得了显著成果，但这些领域的进一步降本增效空间已变得有限。相比之下，采购管理作为成本管控的核心环节，起步较晚且潜力巨大，成为企业寻求新的降本增效途径的关键领域。

此外，企业采购环节涉及众多参与主体和复杂的采购品类，且直接关联到企业的金钱成本支出。传统的采购方式，如通过微信、电话等私下沟通定价，不仅效率低下，而且流程难以监控，容易滋生腐败行为。在激烈的市场竞争环境下，企业迫切需要通过数字化转型实现采购流程的阳光透明，以提升采购效率和降低采购成本。

2. 外因助推

政策层面，政府近年来连续出台多项政策，如整合建立统一的公共资源交易平台、推进互联网招标采购、积极推进供应链创新与应用等，以推动企业采购数字化转型。这些政策的出台为采购数字化管理提供了有力的政策支持和保障。

技术层面，随着采购数字化管理技术的不断成熟和升级，一体化的采购数字化管理厂商迅速发展，能够满足企业的常规需求和个性化需求。这些技术的出现为采购数字化管理提供了坚实的技术基础和支撑。

二、采购数字化管理困境

1. 管理层意识不足

许多企业管理层尚未充分认识到采购数字化管理的重要性和战略意义。特别是在中小企业中，由于采购需求相对简单、供应商数量较少以及数字化基础薄弱等原因，管理层往往认为通过简单的信息化工具就能满足基本需求，从而忽视了体系化的数字化规划。这种意识的缺乏导致采购数字化管理难以得到有效推动和实施。

2. 采购流程缺乏监督

传统的采购方式中，企业与供应商之间常常通过微信、电话等私下沟通定价，导致采购流程难以监控和管理。这种缺乏有效监督的环境容易滋生腐败行为，如虚报价格、收受回扣等。这些腐败行为不仅损害了企业的利益，还破坏了企业的正常运营秩序和声誉。

3. 采购流程冗长复杂

企业采购涵盖了多个环节，如需求管理、寻源、订单、合同、收货、质检入库、财务对账、供应商管理等。这些环节流程冗长且复杂，审核环节众多，工作量大。然而，许多企业缺乏统一的采购管理平台和完善的制度管理，导致采购成本和管理费用增加，需求规格不明确，检验标准不清晰，供货渠道不稳定，交货周期延长等问题频发。这些问题严重影响了企业的运营效率和竞争力。

4. 供应商关系管理缺乏体系化

企业对供应商的管理缺乏规范性和系统性。一方面，没有建立起完善的供应商准入、考核、评级和优化淘汰机制；另一方面，对供应商档案的数据管理也不到位，更新不及时。这些问题导致企业难以确保稳定的供应来源和高效的协作效率。同时，大多数企业与供应商的对接仍依赖于传统方式，如电话、微信、纸质单据等，这进一步限制了采购效率和协作效率的提升。